• Ana Ribot, Habilitada Pagadora del IMEDEA (UIB-CSIC)

Foto: Ana Ribot en su despacho del IMEDEA (Foto: Charina Cañas)

Esporles, 1 de diciembre de 2017. Ana Ribot trabaja en la Administración del IMEDEA (UIB-CSIC) desde junio de 1991, haciendo las funciones de Habilitada Pagadora desde 1998 (permiso especial que solo tiene una persona en cada centro).

A la pregunta de ¿qué estás haciendo estos días?, nos contesta que su día a día consiste básicamente en pagar facturas que otra compañera contabiliza.

Ha de comprobar que todos los datos sean correctos (datos bancarios, importe, etc). Paga las facturas por transferencia o las facturas que le traen los investigadores de algo que ya han pagado in situ de su bolsillo y a los que hay que reintegrar el dinero de caja o los pagos al exterior en divisas, tanto intra comunitarias como de fuera de la UE que llevan una gestión más complicada que las facturas. Estos pagos al exterior los da de alta directamente ella porque muchos están en dólares u otra divisa y tiene que esperar a que el banco haya hecho el cargo con el importe en euros, que es como ha de contabilizarlos.

Cuando ella no está, por el motivo que sea (vacaciones, asuntos propios, baja, etc.), su trabajo no lo puede hacer nadie. Por eso no se pueden pagar cosas con tarjeta de crédito o de débito, porque ella es la única persona con potestad para pagar y para poder hacerlo necesita una orden de pago de la Gerente del centro, tras comprobar que todo está conforme y que hay crédito en las cuentas de los investigadores y que por tanto se puede pagar con cargo a esa cuenta interna. Con la orden de pago con su firma no es suficiente para poder pagar, sino que hace falta una firma más, la del Director o la Gerente.

Por tanto su trabajo en el IMEDEA es básicamente el de pagar y llevar al día la cuenta de pago, ya que ella lleva una contabilidad y el banco con el que trabaja tiene unos números que deberían coincidir con los de su contabilidad pero que no siempre es así y por ello cada 3 meses ha de conciliar enviando unos informes al CSIC que luego van a Intervención General de la Administración del Estado y que demuestran cuál es el resumen de la contabilidad y que existe el mismo dinero en la contabilidad que lleva ella y la cuenta de pagos del banco. Si por lo que sea los números no cuadran, ha de puntear los cargos uno a uno.

En el IMEDEA se pagan facturas sin parar y ella se organiza para hacerlo 1 o 2 veces por semana.

Aunque de las dietas se encarga otro compañero, el pago final le corresponde a ella firmardo como responsable.

En ocasiones no queda más remedio que anticipar facturas, lo cual es un problema, pues no se debe pagar por adelantado. Los proveedores habituales nos fían, pero los de fuera no y esto es un problema con el que ocasiones ha de lidiar.

Otra de las tareas que realiza es la de explicar a unos y a otros sobre todo tipo de dudas relacionadas con su trabajo. Es algo que lleva haciendo desde hace muchos años y sin parar porque al IMEDEA continuamente llega personal nuevo. Ana prefiere explicar las cosas las veces que haga falta, a tener que enmendar errores a posteriori. 

Este trabajo le gusta porque sin ser de cara al público en cierto sentido sí lo es, siendo su público sus propios compañeros de trabajo.

Fuente: IMEDEA (UIB-CSIC)